Mga spotlight
Clerk Specialist, Front Desk Receptionist, Greeter, Member Service Representative, Office Assistant, Receptionist, Scheduler, Information Assistant
Para sa maraming negosyo, ang unang punto ng pakikipag-ugnayan na inaalok nila sa mga customer at bisita ay isang Receptionist o Information Clerk. Ang mga propesyonal na ito ay nasa harapan at gitna, na humuhubog sa mga unang impression ng mga organisasyong kinakatawan nila.
Sumasagot sila ng mga telepono, nagbibigay ng pangkalahatang impormasyon, nagtuturo ng mga tao sa kung saan nila kailangan pumunta, at namamahala ng mga iskedyul at iba pang mga gawaing pang-administratibo tulad ng paghawak ng mail, pag-order ng supply, at pag-iingat ng talaan. Higit pa sa kanilang mga normal na tungkulin, madalas silang naka-tag upang tumulong sa maraming iba pang bagay tulad ng pagpaplano ng kaganapan, mga tungkulin sa sunog at kaligtasan, seguridad sa gusali, pamamahala ng vendor, mga gawaing pinansyal, at pangkalahatang pag-aalaga.
Ang tungkulin ay nangangailangan din ng mahusay na mga kasanayan sa serbisyo sa customer pati na rin ang paglutas ng problema, multitasking, at kakayahang umangkop. Ang kakayahang umangkop na ito ay gumagawa ng mga ito na kailangang-kailangan, dahil tinutulay nila ang mga puwang sa pagitan ng iba't ibang mga departamento at tumutulong upang matiyak ang tuluy-tuloy na operasyon!
- Ang pagiging nangunguna sa public relations ng isang organisasyon
- Direktang pakikipag-ugnayan at pagtulong sa magkakaibang hanay ng mga tao
- Pag-aaral ng malawak na hanay ng mga tungkulin at responsibilidad
- Mga pagkakataon para sa paglago sa iba pang mga tungkuling administratibo
- Naglalaro ng mahalagang papel sa maayos na operasyon ng isang organisasyon
Oras ng trabaho
- Ang mga receptionist at Information clerk ay karaniwang nagtatrabaho nang full-time. Ang mga iskedyul ay nakasalalay sa industriya, na may ilang mga posisyon na nagtatrabaho sa gabi o sa katapusan ng linggo.
Mga Karaniwang Tungkulin
- Malugod na batiin ang mga customer, bisita, at iba pang bisita. Tukuyin ang layunin ng kanilang pagbisita at idirekta sila sa naaangkop na mga destinasyon.
- Subaybayan ang pag-access ng bisita at panatilihin ang mga protocol ng seguridad, tulad ng pagbibigay ng mga badge ng bisita.
- Tumulong sa mga pagbisita sa VIP tulad ng mga espesyal na kinakailangan o protocol.
- Sagutin, i-screen, at ipasa ang mga papasok na tawag, email, at sulat. Magbigay ng impormasyon o kumuha ng mga mensahe.
- Mag-iskedyul at kumpirmahin ang mga appointment. Panatilihin at i-update ang mga kalendaryo ng kawani.
- Kolektahin, ayusin, ipamahagi, at ihanda ang papasok at papalabas na mail at mga pakete.
- Magbigay ng impormasyon tungkol sa mga serbisyo, patakaran, at lokasyon ng organisasyon.
- Magsagawa ng mga gawain sa suportang pang-administratibo tulad ng pagpasok ng data, pag-file, pag-photocopy, pagkuha ng mga tala sa pagpupulong, atbp.
- Mag-order at magpanatili ng imbentaryo ng mga kagamitan sa opisina para sa lugar ng pagtanggap.
- Magpatakbo ng mga kagamitan sa opisina, kabilang ang mga fax machine, copiers, phone system, audiovisual equipment, projector, atbp.
- Makipag-ugnayan sa mga tauhan ng pagpapanatili, mga vendor, mga provider ng paghahatid ng package, at iba pang mga bisita.
- Pamahalaan ang mga digital at pisikal na talaan. Panatilihin ang pagiging kumpidensyal ng sensitibong impormasyon bilang pagsunod sa mga patakaran ng kumpanya at/o mga alituntunin ng estado o pederal.
- Tumulong sa mga tungkuling nauugnay sa sunog at kaligtasan at seguridad ng gusali, upang isama ang mga plano sa pagtugon sa emerhensiya.
- Tumulong sa mga gawaing pinansyal, kung kinakailangan, tulad ng pamamahala ng badyet o pagbili ng mga item gamit ang mga credit card ng organisasyon o pagproseso ng mga voucher sa paglalakbay.
- Tulong sa mga kaayusan sa paglalakbay, tulad ng pag-book ng mga tiket sa eroplano at mga hotel accommodation.
Karagdagang Tungkulin
- Abisuhan ang mga naaangkop na tauhan ng mga bisita, paghahatid, o agarang mensahe.
- Magbigay ng suporta sa pag-aayos ng mga espesyal na kaganapan, pagpupulong, at mga sesyon ng pagsasanay.
- Tumulong sa paghahanda ng mga ulat, pagtatanghal, o mga materyales sa pagpupulong.
- Suportahan ang mga pagsusumikap sa marketing sa pamamagitan ng pamamahagi ng mga materyal na pang-promosyon sa mga bisita.
- Kolektahin at iproseso ang mga pagbabayad o bayad para sa mga serbisyo kapag kinakailangan.
- Panatilihin ang mga listahan ng contact at direktoryo para sa organisasyon.
- Tumulong sa mga update sa social media o website.
- Mag-ulat ng mga isyu sa pagpapanatili o teknikal sa loob ng espasyo ng opisina.
- Sanayin at turuan ang junior reception staff sa mga pamamaraan sa opisina at mga pamantayan ng serbisyo sa customer.
- Magsagawa ng mga pangkalahatang gawain sa housekeeping, tulad ng pagdidilig ng mga halaman o paglilinis ng mga lugar na pahinga
Soft Skills
- Katumpakan
- Kakayahang umangkop
- Pansin sa detalye
- Komunikasyon
- Konsentrasyon
- Pagiging kompidensyal
- Oryentasyon ng serbisyo sa customer
- Mabusisi pagdating sa detalye
- Kahusayan
- Focus
- Nakikinig
- Multitasking
- Organisasyon
- pasensya
- Propesyonal na kilos
- pagiging maagap
- Pananagutan
- Pamamahala ng oras
Teknikal na kasanayan
- Kahusayan sa mga multi-line na sistema ng telepono
- Pamamahala ng email
- Kalendaryo at software sa pag-iiskedyul
- Pagpasok ng data at pamamahala ng database
- Kahusayan sa software ng opisina
- Mga system sa pamamahala ng dokumento (hal., SharePoint, Google Drive)
- Pagpapatakbo ng mga kagamitan sa opisina (mga fax machine, copier, printer, audiovisual equipment)
- Mga sistema ng pamamahala ng bisita
- Mga sistema ng kontrol sa seguridad at pag-access
- Software sa pagpoproseso ng mail at pagpapadala
- Software sa pamamahala ng imbentaryo
- Pagproseso ng transaksyon sa pananalapi
- Pamamahala at pagsunod sa digital record (hal., HIPAA, GDPR)
- Software ng pagtatanghal
- Mga platform sa pamamahala ng social media
- Mga sistema ng pamamahala ng nilalaman ng website (hal., WordPress, Wix)
- Pangunahing pag-troubleshoot para sa mga kagamitan sa opisina at mga IT system
- Software sa pamamahala ng kaganapan
- Mga kaayusan sa paglalakbay
- Mga sistema at protocol ng pagtugon sa emergency (hal., mga panel ng alarma sa sunog, mga plano sa paglikas)
- Mga opisina ng korporasyon
- Institusyong pang-edukasyon
- Mga ahensya ng gobyerno
- Mga hotel at resort
- Mga tanggapang medikal at dental
Ang mga Receptionist at Information Clerks ay inaasahang magbibigay ng mahusay na serbisyo sa customer at mahusay na pamahalaan ang mga operasyon sa front desk. Bilang unang punto ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng isang organisasyon at mga bisita, kailangan nilang gumawa ng matatag na unang impresyon at gawin ang kanilang makakaya upang manatiling propesyonal at magalang kahit na sa mga mapanghamong sitwasyon. Minsan, dapat silang mahinahon na tumulong sa panahon ng mga emerhensiya at iba pang hindi inaasahang nakababahalang sitwasyon. Kaya, ang tungkulin ay nangangailangan ng maraming pasensya, malakas na kasanayan sa komunikasyon, at kakayahang manatiling kalmado sa ilalim ng presyon.
Ang mabisang pamamahala sa oras ay mahalaga para sa mga receptionist upang i-juggle ang maramihang mga responsibilidad. Kabilang dito ang pamamahala ng mga appointment, pagtugon sa mga katanungan, at paghawak ng mga gawaing pang-administratibo. Ang pagbibigay-priyoridad at pananatiling organisado ay susi sa kanilang tagumpay.
Tulad ng maraming larangan, binabago ng teknolohiya ang tungkulin ng mga Receptionist at Information Clerks. Sa mga araw na ito, kailangan nilang maging tech-savvy at medyo bihasa sa malawak na hanay ng mga software program, para sa lahat mula sa pamamahala ng relasyon sa customer hanggang sa teleconferencing, pag-order ng mga supply online, pag-update ng mga website, at iba pang mga gawain.
Ang mga automated system at virtual na receptionist ay nagiging mas karaniwan, ngunit ang pagkakaroon ng presensya ng tao sa site ay hindi pa rin mapapalitan para sa karamihan ng mga organisasyon. Palaging may diin sa serbisyo sa customer, ngunit sa pagdami ng mga online na platform ng pagsusuri – kung saan ang isang nasisira na customer ay maaaring mag-post ng malupit na pagsusuri sa loob ng ilang segundo – maraming negosyo ang gustong matiyak na positibo ang bawat karanasan ng customer.
Ang mga taong mahusay bilang Receptionist at Information Clerks ay madalas na nasisiyahan sa pagtulong sa iba, pag-aayos ng mga kaganapan, at pakikipag-usap sa isang malawak na hanay ng mga tao. Malamang na nasiyahan sila sa pagtiyak na ang mga bagay ay tumatakbo nang maayos sa ilalim ng kanilang panonood!
- Walang pormal na kinakailangan sa pagsasanay, ngunit kadalasan ang mga Receptionist at Information Clerks ay nangangailangan ng diploma sa high school o GED.
- Ang ilang pangunahing bokasyonal na pagsasanay o mga kurso sa kolehiyo sa komunidad ay maaaring makatulong, sa mga paksa tulad ng:
- Pangunahing accounting at pagbabadyet
- Mga komunikasyon sa negosyo
- Pag-ayos ng gulo
- Serbisyo sa customer
- Pagpasok ng data
- Paghahanda ng dokumento
- Mga operasyon sa front desk at mga protocol ng seguridad
- Pangangasiwa ng opisina
- Pamamahala ng mga talaan
- Pag-iskedyul at pamamahala sa kalendaryo
- Social media at digital na komunikasyon
- Etiquette sa telepono
- Pamamahala ng oras
- Pagkakaiba-iba at pagsasama sa lugar ng trabaho
- Mga pamamaraan sa kaligtasan sa lugar ng trabaho at emergency
- Ang mga mag-aaral ay maaaring makakuha ng hands-on na pagsasanay sa pamamagitan ng mga internship o mga pagkakataong magboluntaryo upang bumuo ng tunay na karanasan sa mundo.
- Karamihan sa mga employer ay mag-aalok ng on-the-job na pagsasanay sa mga tungkuling partikular sa posisyon.
- Mga opsyonal na certification gaya ng International Association of Administrative Professionals' Certified Administrative
Propesyonal o ang American Society of Administrative
Maaaring ipakita ng Professionals' Professional Administrative Certification of Excellence sa mga employer na ikaw ay nakatuon sa propesyon.
Ang mga Receptionist at Information Clerks ay hindi nangangailangan ng degree sa kolehiyo, ngunit para sa mga nagpaplanong dumalo sa isang programa sa pagsasanay, maghanap ng mga programa na nagtatampok ng:
- Akreditasyon ng isang kinikilalang awtoridad sa akreditasyon .
- Mga tagapagturo na may karanasan sa industriya sa totoong mundo.
- Makabagong kagamitan at AI software.
- Mga pagkakataon para sa hands-on na karanasan sa pamamagitan ng mga internship.
- Flexible na iskedyul ng klase.
- Mga serbisyo sa karera na nag-aalok ng paglalagay ng trabaho at tulong sa resume.
- Mapagkumpitensyang matrikula at bayad, pati na rin ang mga opsyon sa scholarship at tulong pinansyal.
Maraming mga vocational school, community college, at online na mga programa sa pagsasanay ang nag-aalok ng mga nauugnay na klase at sertipiko sa mga tungkuling administratibong nauugnay sa Receptionist. Kasama sa mga online na platform ang:
Ang ilang mga espesyal na programa sa pagsasanay ay inaalok ng mga propesyonal na organisasyon tulad ng:
- Ang American Society of Administrative Professionals' Professional Administrative Certification of Excellence
- Ang International Association of Administrative Professionals' Certified Administrative Professional
- Ang komposisyon sa Ingles, sining ng wika, at pag-type ay mahalagang mga klase na dapat gawin nang mahusay sa panahon ng high school.
- Makilahok sa mga klase at aktibidad kung saan maaari kang magsanay sa pakikinig, pag-iingat ng rekord, pamamahala sa oras, at iba pang mga soft skill.
- Maghanap ng mga part-time na trabaho, internship, o mga pagkakataong boluntaryong nakaharap sa customer.
- Magtanong sa isang nagtatrabahong Receptionist o Information Clerk kung magsasagawa sila ng isang panayam na nagbibigay-impormasyon sa iyo.
- Isaalang-alang ang freelancing bilang isang virtual assistant sa Upwork , Freelancer , o iba pang mga site upang makakuha ng higit pang karanasan habang binabayaran!
- Manatiling may kaalaman tungkol sa mga uso sa industriya at pagsulong sa teknolohiya ng opisina.
- Mag-apply para sa mga trabaho sa mga portal tulad ng Indeed , Simply Hired , o Glassdoor . Tumingin din sa Craigslist para sa mga lokal na pagkakataon.
- Isaalang-alang ang mga internship o part-time na trabaho upang makapasok ang iyong paa sa pinto.
- Suriin ang mga template ng resume ng Receptionist upang makakuha ng mga ideya para sa pag-format at pagbigkas ng parirala.
- Tandaan ang mga keyword na nakalista sa mga ad ng trabaho at subukang isama ang mga ito sa iyong resume, gaya ng:
- Pansin sa Detalye
- Kakayahan sa pakikipag-usap
- Serbisyo sa Customer
- Mga Operasyon sa Front Desk
- Microsoft Office Suite
- Multitasking
- Mga Kasanayan sa Organisasyon
- Etiquette sa Telepono
- Pag-iiskedyul ng mga Appointment
- Pamamahala ng Oras
- Maghanap ng mga part-time na trabaho, internship, apprenticeship, o anumang bagay upang makapasok ang iyong paa sa pinto.
- Humingi ng tulong sa career center ng iyong paaralan sa mga resume, mock interview, at paghahanap ng trabaho.
- Makipag-ugnayan sa iyong propesyonal na network para sa mga tip tungkol sa mga pagbubukas ng trabaho dahil maraming trabaho ang hindi malawak na ina-advertise online.
- Tanungin ang iyong mga propesor, superbisor, at mga kapantay kung magsisilbi silang mga personal na sanggunian.
- Simulan ang freelancing sa Upwork , Fiverr , at mga kaugnay na site.
- Mga tanong sa panayam ng Receptionist sa Pag-aaral, tulad ng:
- "Paano mo haharapin ang isang abalang front desk na may maraming linya ng telepono at mga bisita?"
- "Maaari mo bang ilarawan ang iyong karanasan sa pag-iskedyul ng mga appointment at pamamahala ng mga kalendaryo?"
- "Anong mga diskarte ang ginagamit mo upang manatiling organisado at mabisang unahin ang mga gawain?"
- Kapag tinawag ka para sa isang pakikipanayam, saliksikin ang employer upang matuto nang higit pa tungkol sa kanila upang makapagsalita ka nang kaunti tungkol sa kung paano ka babagay sa kultura ng trabaho.
- Bago ang panayam, magsagawa ng ilang higit pang mga kunwaring panayam sa isang kaibigan, partikular sa employer at posisyong iyon.
- Palaging magbihis ng naaangkop para sa tagumpay sa pakikipanayam sa trabaho at magkaroon ng ilang mga tanong na nakahanay upang itanong din sa kanila!
- Pagkatapos ng mga panayam, magpadala ng mga email ng pasasalamat upang ipahayag ang iyong pasasalamat at muling ipahayag ang iyong interes sa posisyon.
Mga website
- American Society of Administrative Professionals
- International Association of Administrative Professionals
- Pambansang Samahan ng mga Propesyonal na Receptionist
- Ang Receptionist
Mga libro
- The Administrative Professional: Technology & Procedures , nina Patsy Fulton-Calkins at Dianne Rankin
- The Office: Procedures and Technology , ni Mary Oliverio, et al.
Ang mga receptionist at mga klerk ng impormasyon ay ang malugod na mukha ng kanilang mga organisasyon, na tinitiyak ang maayos na operasyon at mahusay na mga karanasan ng customer. Kung isinasaalang-alang mo ang mga alternatibo sa isang karera bilang isang receptionist o klerk ng impormasyon, ang mga nauugnay na karera ay kinabibilangan ng:
- Administrative Assistant
- Bank Teller
- Counter at Rental Clerk
- Tagapagbalita ng Korte
- Customer Service Representative
- Clerk sa Pagpasok ng Data
- Editor
- Tagapag-ugnay ng Kaganapan
- Executive Assistant
- Health Information Technologist
- Klerk ng Impormasyon
- Interpreter
- Legal na sekretarya
- Katulong na Medikal
- Espesyalista sa Pagsingil at Pag-code ng Medikal
- Espesyalista sa Medical Records
- Tagapamahala ng Opisina
- Kinatawan ng Pasyente
- Personal Assistant
- Operator ng switchboard
- Transcriptionist
- Tagasalin
- Manunulat
Newsfeed
Mga Tampok na Trabaho
Mga Online na Kurso at Tool