Tagapamahala ng Pagbili

Oras ng trabaho

• Ang mga Procurement Analyst ay karaniwang nagtatrabaho ng mga full-time na trabaho, na may ilang overtime na posible depende sa mga pangangailangan ng employer. Maaaring makaapekto ang mga trend at holiday sa pamimili kung gaano ka-busy ang isang kumpanya, na nakakaapekto naman sa magiging abala ng mga analyst at manager ng pagbili nito! 

Mga Karaniwang Tungkulin

• Pagtataya ng paparating na mga pangangailangan sa pagkuha ng employer; gumawa ng mga plano para sa pagtugon sa mga pangangailangan at layunin
• Create and post Requests for Quotes, Requests for Proposals, and Requests for Information
• Suriin ang mga isinumite at katalogo
• Dumalo sa mga trade show at kaganapan upang manatiling nangunguna sa mga bagong produkto at serbisyo sa merkado
• Gumawa ng mga listahan ng mga potensyal na supplier at vendor (ang mga supplier ay ang mga direktang nagbebenta; ang mga vendor ay mga third-party na nagbebenta)
• Panatilihin ang teknikal na kasanayan at pag-unawa sa mga nauugnay na produkto o serbisyong isinasaalang-alang
• Magsagawa ng walang kinikilingan na pagsusuri ng mga alok ng supplier at vendor at mga panganib sa paggawa ng negosyo
• Paghambingin ang mga bid, quote, presyo, pagkakaiba, pakinabang, at disadvantage sa pagitan ng mga potensyal na supplier at vendor
• Ayusin ang mga pagpupulong sa mga prospective na kasosyo; mag-iskedyul ng mga panayam at pagbisita sa site
• Magsagawa ng mga pagbisita at paglilibot sa mga pabrika at sentro ng pamamahagi upang suriin ang pagiging angkop, pagiging maaasahan, at kahusayan ng mga potensyal na kasosyo
• Subukan ang mga produkto at serbisyo para sa kalidad
• Tiyaking naaayon ang mga kasanayan sa supplier/vendor sa mga halaga ng tatak ng employer
• Bumuo ng mga ulat sa gastos upang matulungan ang mga tagapamahala na gumawa ng matalinong mga desisyon sa pagbili
• Gumawa ng walang kinikilingan, layunin, at hiwalay na mga desisyon tungkol sa kung saan ang mga supplier at vendor bibilhin
• Makipag-ayos ng patas na presyo sa mga supplier at vendor; sumang-ayon sa mga tuntunin pagkatapos ay gumuhit ng mga kontrata para sa pagsusuri at pagpirma
• Tiyakin ang pagsunod sa mga naaangkop na alituntunin at batas
• Makipagtulungan sa mga legal na koponan, mga lugar ng contact sa pagmamanupaktura, at mga tagapamahala ng supply chain
• Use Contract Lifecycle Management Systems to keep records safe and organized
• Magsagawa ng mga pagtatasa ng supplier/vendor upang masukat ang pagganap
• Suriin ang mga kontrata kapag oras na para sa pag-renew 

Karagdagang Pananagutan

• Maghanap ng mga paraan upang bawasan ang mga gastos at i-streamline ang paggawa ng deal
• Pag-aralan ang mga rekord ng benta at subaybayan ang mga trend ng presyo
• Suriin ang mga invoice/purchase order para sa mga error
• Suriin ang mga uso at potensyal na panganib sa supply chain; gumawa ng mga backup na plano
• Utilize strategic sourcing principles
• Pag-uugnayan sa pagitan ng kumpanya at ng mga supplier at vendor nito; bumuo ng kaugnayan at pamahalaan ang mga pangmatagalang relasyon
• Magsagawa ng pamamahala ng imbentaryo upang matiyak na may stock ang mga item kung kinakailangan

Soft Skills

• Aktibong pakikinig
• Analitikal na pag-iisip
• Pakikipagtulungan
• Pagpapasya
• Mabusisi pagdating sa detalye
• Pagtitipid
• walang kinikilingan
• Pagsasarili
• Integridad
• Intuwisyon
• Pamumuno
• Objectivity
• pasensya
• Pagtitiyaga
• pagiging mapanghikayat
• Mga kasanayan sa paglutas ng problema
• Malakas na kasanayan sa komunikasyon
• Pagtutulungan ng magkakasama

Teknikal na kasanayan

• Badyet at financial analysis software
• Pamamahala ng relasyon sa customer
• Mga tool sa pag-uulat ng database
• Enterprise Resource Planning tools such as SAP and JDE
• Katalinuhan sa pananalapi
• Software sa pamamahala ng imbentaryo
• Legal na wika ng kontrata
• Materials requirements planning/logistics and supply chain software — Infor Lawson Supply Chain Management
• Procurement software (aka RFQ or purchasing management software)
• Project management programs like Oracle Primavera P6 Enterprise Portfolio Project Management
• Mga spreadsheet
• Pag-unawa sa mga teknolohiyang nauugnay sa mga produkto o serbisyong binibili

• Paggawa
• Bultuhang kalakalan
• Mga ahensya ng gobyerno
• Mga pribadong kumpanya
• Tingiang kalakalan

Maraming kumpanya ang nagbibigay sa kanilang mga Procurement Analyst ng malaking tiwala at kalayaan, umaasa sa kanila na pangalagaan ang pinakamahusay na interes ng kanilang employer. Dapat magsagawa ng masigasig na pagsasaliksik ang mga analyst upang matiyak na mahahanap nila ang pinakamahusay na mga potensyal na kasosyo upang makipagnegosyo. Ang pagpapalit ng mga supplier at vendor ay maaaring maging isang malaking abala, kaya palaging mahalagang subukan at ayusin ito sa unang pagkakataon, pagkatapos ay bumuo sa mga relasyong iyon. 

Sabi nga, kapag lumitaw ang mga problema, kailangang manatiling layunin ang mga analyst at isaalang-alang kung ano ang tama para sa pangmatagalang pangangailangan ng kanilang employer. Dapat nilang panatilihin ang mga ugnayan na kapwa kapaki-pakinabang, ngunit huminto at magpatuloy kung ang relasyon ng isang supplier o vendor ay hindi gumagana. 

Issues that often come up include sellers not upholding their end of a contract and products or services no longer being cost-effective to purchase. The longer a company and supplier/vendor have been doing business together, the harder it is to make the call and end things. When the time comes to end a contract, analysts need to know how to handle it professionally without burning bridges.

Procurement processes may not evolve quickly, but they do change over time. One of the big trends impacting the field is the increasing reliance on digitalization and automation, both of which are helping improve efficiency and cut costs. Similarly, companies are focused more than ever on staying flexible, agile, and resilient in the face of unexpected events. Procurement Analysts will rely more and more on data and analytics to make or advise decisions. Meanwhile, as supply shortages and transportation disruptions continue to create challenges, companies are doing all they can to strengthen supplier relations while adding diversity to mitigate risk.

Ang mga Procurement Analyst ay dapat magsaliksik at magsuri ng data at istatistika, na nangangahulugang sila ay medyo organisado, pamamaraan, at pasyente. Ang mga katangiang ito ay maaaring nabuo sa ilang mga aktibidad sa pagkabata o sila ay likas na personal na mga katangian. Sa kanilang kabataan, ang mga analyst ay maaaring masyadong interesado sa mga bagay-bagay at nasiyahan sa pagbabasa, paglalaro, paglutas ng mga puzzle, o panonood ng mga how-to na video. Karaniwan din silang nagpapakita ng malakas na interpersonal na kasanayan at maaaring lumaki sa mas malalaking pamilya o lumahok sa mga aktibidad sa paaralan kung saan tumulong sila sa pagpaplano at pag-aayos ng mga kaganapan.